Writing Email for Business Correspondence
Panduan menulis email
- To the point
Dalam dunia bisnis terutama budaya amerika “time is money’’ istilahnya waktu adalah uang, jadi sebaiknya email tidak perlu bertele-tele terlalu terlalu panjang,
- Padat, ringkas, dan lengkap
Penyusunan email harus disampaikan secara lengkap dan mudah dipahami. Yang sering jadi kendala adalah bagaimana menyusun email seringkas mungkin? Jawabannya adalah diksi kata yang dipakai harus tepat.
- Etika
Pesan bisnis harus disusun menggunakan bahasa yang etis, persuasif, dan sopan, mengingat email Anda mencerminkan nama baik perusahaan tempat Anda bekerja.
- Penegasan pada isi
Dalam surat bisnis seorang pengirim harus bisa menjelaskan isi secara terstruktur. Secara teknis bagian isi prioritas ada di posisi awal/atas. Selain itu Anda juga harus bisa menggunakan tanda baca yang tepat unuk mempermudah pembaca menangkap informasi utama yang ingin disampaikan.
- Gunakan sudut pandang pembaca
Sebelum mengirim surat biasakan membaca kembali surat yang akan dikirim. Cobalah memposisikan diri sebagai penerima email, apakah pesannya mudah dipahami? Apakah semua informasi secara lengkap disampaikan? Gunakan kalimat yang positif dan menghargai perbedaan budaya.
Stuktur Surat
Struktur Surel dibagi dalam 5 bagian:
1. Salutation/greetings
“Dear Mr. Singh”
“Dear Nina” (more informal)
Jika tidak tahu siapa penerima gunakan:
“Dear Sir or Madam”
“To whom it may concern”
Jika penerima lebih dari 1 orang:
“Dear all” (more formal)
“Hi everyone” (more informal)
2. Opening
Anda harus ingat bahwa kalimat pembuka adalah kalimat poin utama pembaca memahami email. Kalimat pembuka lazimnya berisikan tujuan penulisan dan referensi dari informasi sebelumnya.
Contoh:
I am writing to inform you that ……… (Saya menulis untuk menginformasikan Anda bahwa…….)
We would like to inform you that ……….. (Kami bermaksud menginformasikan Anda bahwa…….)
kata inform bisa diganti kata invite, confirm, request, apologize, complain, dan lainnya sesuai tujuan Anda menulis email.
Salain itu pada kalimat opening bisanya ditambahkan kalimat referensi mengacu pada pecakapan sebelumnya
In replying to your previous email (membalas email Anda sebelumnya)
Referring to our previous conversation (Mengacu pada percakapan kita sebelumnya)
In response to the questions in your pervious email (Merespon pertanyaan Anda pada email sebelumnya)
3. Body
Body text adalah penjabaran dari kalimat opening. Pada bagian body dapat berisikan tabel, deskripsi, prosedur, kronologi, ajakan, permohonan, dan lain sebagainya tergantung dari pesan ingin disampaikan.
4. Closing
Untuk menutup email Anda bisa menyampaikan pesan berikut:
Meminta pembaca untuk memberikan tanggapan
- It would be appreciated if you reply to this email soon.
(saya mengapresiasi jika Anda membalas email ini segera.) - I look forward to your reply
(saya menantikan jawaban Anda)
Mengucapkan harapan
- I look forward to hearing from you.
- I am looking forward to hearing from you.
(Saya berharap mendengar kabar baik dari Anda)
Mengungkapkan kepuasan
- We are happy to do business with you
(kami senang berbisnis dengan Anda.)
Memberitahu lampiran
- I enclose/attach the register form
(saya lampirkan formulir pendaftaran) - Please find enclosed register form
(Terlampir formulir pendaftaran.)
Menyampaikan terima kasih
- Please feel free to contact me anytime. Thanks for your attention/cooperation.
(Silahkan menghubungi saya kapan saja. Terimakasih untuk perhatian/ kerjasamanya.) - Please feel free to contact me anytime. Thanks for your cooperation.
(Silahkan menghubungi saya kapan saja. Terimakasih untuk kerjasamanya.)
Complimentary close
Ungkapan penghormatan terhadap penerima, diletakan di atas tanda tangan. Contoh:
Kind regards, Sincerely yours, Warm regards, Regards, Best regards.
Baca Juga: Cara memberi perintah dalam bahasa Inggris
Contoh Email Yang baik dan yang Buruk
Email yang baik (Formal)
Dear Mr. Jeffries,
This is to confirm your order for computer equipment placed by phone on October 22.
The details of your order are as follows:
- 6 x 19″ LCD Sony Monitor @ $192 each
- 4 x JCX9 Laser Printers @ $150 each
- Total cost: $1,772
We will invoice you separately for this order.
I’d like to confirm that we will deliver these items to you on October 26 between 1 and 5 p.m.
If you have any questions regarding your order, please call us at 2516 3823.
Best regards,
Jack
Email yang tidak baik
Dude!
I’m just wondering about a possible meeting being set up. What it is, don’t worry about it, but could we, like, arrange something maybe? No rush!
Hey did you see Eastenders the other night? I love it, it’s AMAZING.
_
Anyway, yeah, cool. Speak soon, if you want. Don’t worry if not.
Cheers!
Dx